Программное обеспечение УСУ существует во множестве различных конфигураций, в данном случае рассматривается программа для груминг-салона. Работа с данной системой начинается с установки, далее следует настройка справочников. Укажите используемые в салоне материалы и средства для ухода за животными. Заполните каталог оказываемых услуг и прайс-листов. К каждой услуге вы можете составить так называемую калькуляцию, чтобы материалы и средства при ее оказании списывались автоматически. С помощью «справочников» информационная система будет сама проводить все необходимые расчеты.

Перейдем к главному окну программы для записи посещений. Расписание отображается за указанный период с учетом рабочих смен каждого мастера. Чтобы занять время, достаточно сделать двойной щелчок. В появившемся окне указывается нужный клиент и услуга. Владельца или его питомца выбираем из единой базы. В целом принцип работы с базой данных клиентов напоминает программу для парикмахеров, познакомиться с ее возможностями можно по ссылке.

Сначала проверяем, был ли он у нас ранее, просто вводя с клавиатуры первые буквы имени клиента или клички животного или выполняем поиск по номеру клубной карты, телефону и прочим личным данным. Если клиент не найден, добавляем нового, нажав правой кнопкой мышки и выбрав команду «добавить».

Обязательные для заполнения поля отмечены звездочкой. Можно указать личную информацию владельца, кличку и породу питомца, контактные данные и многое другое. Так же в программе есть возможность прикрепить фотографии, загрузив их из файла или получив с веб-камеры. Когда клиент добавлен, нажимаем кнопку «выбрать».

Услуги мы выбираем из заполненного каталога, и программа сама посчитает общую сумму к оплате. Здесь же отмечается факт визита или отказ от посещения. Если клиент хочет записаться и на другой день, можем легко его скопировать. Информационная система будет отображать значок телефонной трубки, пока администратор не позвонит клиенту, чтобы напомнить про посещение салона. Для этого в начале каждого дня можно вывести специальным отчетом список для обзвона.

Пока услуги не оплачены, клиент отображается красным цветом. Чтобы провести оплату, достаточно на нужном клиенте выбрать «текущая история». Вы увидите услуги за сегодняшний день, их стоимость и сумму к оплате. Платежи сажаем на вкладке оплаты, чтобы провести платеж, достаточно выбрать специальное действие. Общая сумма будет подсчитана с учетом предыдущих задолженностей и авансов. Можно работать с любой валютой и проводить наличные и безналичные платежи, а так же оплату сертификатом или бонусом.

Программа сама формирует квитанцию, которую можно распечатать. Одна половина выдается клиенту, а отрывная часть остается у кассира, для удобной сверки кассы в конце рабочего дня.

В блоке «модули» вы найдете наиболее часто использующиеся функции программы. Это вкладка деньги, где вы можете проводить любые финансовые платежи, к примеру, по аренде помещения или оплате поставщику материалов. Далее уже известная нам клиентская база. По каждому клиенту можно сформировать выписку, с указанием всех оказанных услуг, оплат, задолженностей и авансов.

Программа поддерживает учет товаров и материалов. Их можно продавать и списывать на оказание услуг во вкладке «посещения», которая у нас открывалась автоматически, когда мы заходили в «текущую историю» записанного клиента. «Рассылка» позволяет проводить массовую или выборочную е-маил и смс рассылку для оповещения клиентов о новых скидках, спецпредложениях или для поздравления с особенным событием. «Склад» позволяет наладить учет продаж товара, закупки у поставщика, проведение инвентаризации.

Блок «отчеты» обеспечивает руководство всей необходимой управленческой отчетностью для анализа деятельности компании с разных сторон. В специальном отчете «платежи» можно просмотреть список всех оплат, общий оборот за день, текущий остаток средств в кассе. Статистика покажет популярность каждой оказываемой в салоне услуги. Из этого отчета сразу будет видна и окупаемость расходов. Маркетинговый отчет отобразит эффективность рекламы. Отчет по клиентам сформирует список наиболее перспективных посетителей. На основе этого отчета можно ввести дисконтную систему. Отдельным отчетом можно сформировать список должников.

При наличии филиальной сети, отчет по географическому охвату покажет, из каких городов больше всего клиентов пользуется вашими услугами. Можно проанализировать свои расходы с группировкой по финансовым статьям, чтобы выявить, на что тратится больше всего средств. Руководитель может отслеживать эффективность работы персонала, автоматически рассчитать зарплату при сдельной оплате труда, а так же проанализировать процент удержания клиентов, то есть соотношение постоянных и ушедших после первого визита посетителей. Каждый аналитический отчет формируется за любой необходимый период.